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    [點晴模切ERP]為什么企業上了ERP系統,效率反而更低了?

    admin
    2024年5月7日 16:54 本文熱度 182

    為什么企業上了ERP系統,效率反而更低了?

    畢竟一句“上了ERP,效率反而變低了”并不能概括所有可能的情況——

    • 是某個車間效率變低了,某條生產線效率變低了?還是企業整體效率變低了?

    • 是一線員工還是管理層效率變低了?

    • 是在ERP實施前期效率較低,還是實施后一直萎靡不振?

    • ……

    這些背景信息不搞清楚,這個問題可沒辦法回答全面了。

    下面我就從多個維度深入分析,幫助題主解決疑惑——

    • ERP系統本身和實施過程中存在的問題

    • 企業在什么階段引進ERP系統也很重要

    • 如何正確看待ERP系統與降本增效的關系?

    • 橫評+縱評:如何選擇ERP系統開發方式

    • 優秀的ERP系統功能展示


    一、ERP系統:潛在效率問題

    ERP系統上線之后,理想狀態下應該能夠實現:

    下單后計算有沒有庫存貨物?沒有存貨要生產補貨,要計算需要生產多少?生產這些貨物對應多少原材料?需不需要備料?備料周期多長?在什么時候哪些原材料到貨……

    以上這些問題通過資源調整確定后,再交給業務部門(采購、倉儲、生產計劃、車間部門等)執行,業務執行完成后的數據再打回到ERP中,流向財務端,具體表現在:

    • 銷售在線下訂單,下訂單的時候能能自動聯動出該產品的庫存,如果產品有貨,系統自動給庫存管理員建一條發貨流程待辦;

    • 如果產品沒貨,自動給生產部門下發生產單;

    • 生產單又能夠聯動出該產品需要哪些生產原料,自動和庫存中的原料數據做匹配,識別原料是否缺貨,缺貨的話給采購員建一條采購待辦流程;

    • 采購收到待辦后,會給生產管理員一個預期到貨時間,生產管理員能基于原料到貨時間去調整排產計劃;

    • 然后在預期時間內完成生產,發貨,客戶收貨打款、財務在系統中確認收款,訂單完成。

    1.系統與實際業務的脫節

    然而可能存在系統與實際業務流程不完全匹配的情況,而對系統進行定制以適應特定業務需求,需要額外的時間和資源。下面對3種引進系統的方式的不足之處進行說明——

    (1)自主開發

    • 開發周期:必須遵循需求評估、編寫代碼、聯調測試、上線發布等流程,周期以年計

    • 業務適配程度:定制開發,適配程度高

    • 迭代敏捷程度:需要重走流程,以及對需求排期,周期長

    • 成本:人力成本和部署成本高

    • 后期運營:需自主運維,難度大

    (2)購買標準化產品

    • 開發周期:可能需要二次開發或者項目人員進場部署軟件,周期以月計

    • 業務適配程度:解決標準化需求,難以實現個性化需求,適配程度低

    • 迭代敏捷程度:依賴廠商對需求的排期,周期長

    • 成本:軟件購買成本和部署成本高

    • 后期運營:需自主運維,難度大

    (3)外包開發

    • 開發周期:受到時間差異、溝通障礙和合作伙伴管理等因素影響,開發周期長

    • 業務適配程度:外包團隊可能不了解企業特定的業務流程和需求,ERP系統的定制程度不夠

    • 迭代敏捷程度:與企業內部團隊相比,可能反應迭代變更的速度較慢

    • 成本增加:如果發生需求變更或溝通問題,可能需要額外投入資源解決

    • 后期運營挑戰:后期系統維護、升級和支持可能面臨問題,外包團隊可能難以提供及時響應和支持

    2.系統實施過程中的問題

    要實現理想流程的前提是:高精度的數據,嚴謹規范的流程。例如——

    • 產品部門需要將所有產品及其相應的物料清單(BOM)進行徹底整理并上傳到系統中;

    • 生產部門則需梳理產品的全部工序以及所需物料;

    • 庫存部門則必須對倉庫進行全面盤點,記錄每件成品、半成品和原料的當前數量,并結合產品清單和物料清單進行數據錄入。

    簡而言之,所有參與物料流轉管理的部門都必須對物料編碼、精準數據進行統計并錄入系統,這才能為ERP系統提供可運算的基礎。這一步驟可能耗費至少一個月的時間,這會成為企業運作中的一個瓶頸。

    然而,在實施過程中可能存在以下問題——

    首先,員工可能不愿意投入精力。例如,生產主管雖然熟悉每個生產工序及其所需人力和工藝參數,但這些數據僅存在于其經驗之中,未經過準確統計。此時,要求其迅速整理出大量精確數據,準確度必然不高。

    其次,即使數據錄入完成,基礎產品數據也可能存在錯誤。例如,在整理BOM物料清單時,可能出現諸多錯誤,如型號、尺寸、數量等方面的錯誤。

    另外,在企業剛開始應用此系統時,因員工意識不足,員工可能出現數據錄入不及時、錯誤錄入或敷衍塞責的情況,導致數據異常,許多企業因擔心此類問題會持續存在而放棄了ERP系統的應用。


    二、企業在什么階段引進ERP系統?

    ERP系統的功能和優勢只有在和具體的企業情況結合起來時才能發揮出最大價值

    對于業務系統而言,從設計、上線、使用、運維到廢棄的全過程,都會存在著階段性的不同的痛點,也就是需求要滿足。而ERP系統,在各個階段面對不同類型的需求時會發揮不同的價值。

    1.系統開發階段:業務管理創新工具

    小步快跑、快速迭代,跑通業務MVP模型,驗證業務價值

    業務背景:

    • 需求不清晰

    • 需求變化快

    • 創新研發預算緊缺

    • 試點成本高

    第一種作為創新工具,驗證業務價值。用戶可對一個沒有合適系統的場景進行從0到1開發,并跟隨業務需求變化不斷調整迭代,最終達到穩定使用階段后,可將該階段經驗復用,規劃后續場景的落地方案。在這里各行各業都有一些典型的業務管理創新場景,比如制造業的精益改善、合理化建議;零售業的空中巡店等等。

    如果企業是在這個階段上ERP,那么你口中的效率低很可能是因為以下這些原因——

    • 規范業務流程中的關鍵環節;

    • 引導用戶理清需求,共同進步;

    • 從點到面建設新業務數據看板。

    也就是說:

    從0到1開發,效率難以快速顯現,需要時間成長。

    2.系統持續建設階段:萬金油補全工具

    統一承接非核心業務的管理需求

    業務背景:

    • 大量中基層需求被忽視

    • 數據分析鏈路斷裂

    • 核心系統周邊業務管理不落地

    • 邊緣業務需求被忽視

    • 業務部門間拉通協作沒有留痕

    第二種使用方式就是在面對企業已有核心系統但仍存在部分空白場景的情況時,引進ERP系統,滿足業務的急迫需求。

    這種情況下,可以這樣解釋“效率低”的問題:

    正在梳理新業務線流程,和原有系統對接數據,耗時長見效慢

    3.系統老化升級階段:老系統升級工具

    逐步替代老系統功能,打通功能斷點,節省文員

    業務背景:

    • 無法兼容移動端

    • 數據分析、看板缺失

    • 業務流程無法調整

    • 依賴文員

    第三類場景就是面對一些老系統功能不再能支持企業日益增長的需求,需要逐步遷移老系統到新EP系統,完成系統的升級迭代,給業務部門更好的體驗。

    系統迭代需要設計、開發和測試,員工需要時間來適應新系統


    三、企業管理層視角:如何評估ERP效率

    1.長期視角:實施初期效率暫時下降

    ERP系統的實施初期常伴隨著效率下降,這種情況通常是暫時的。

    因為ERP不僅是一個技術性工具的應用,更是一種戰略性的業務改變,它需要管理者和員工逐步適應和完善。

    通過全面數據整合、流程標準化和優化,ERP系統能為企業提供更準確的決策支持和業務增長所需的彈性支持,長期收益和益處是顯而易見的。

    舉個例子,一家制造公司在實施ERP系統后,初期可能遇到員工培訓和流程調整導致的效率下降。然而,隨著時間推移,ERP系統整合了銷售、生產和庫存的信息,使得:

    • 管理層能夠更迅速地獲得關鍵數據,并從中做出更準確的預測和決策;

    • 生產部門通過ERP系統更好地管理原材料的庫存,有效調整生產計劃以適應市場需求的變化;

    • 這樣的優勢使得公司在長期內能夠更靈活地應對市場挑戰,實現更高效的運營和持續的增長。

    2.全局觀念:公司層面效率大大提升

    個別部門或車間的效率下降并不代表整體效率下降,ERP其實是提高企業管理能力的工具、方法、和策略。因此,ERP系統提升的是企業管理的效率,而不是一線員工的。

    ERP系統是為管理者服務的,為管理層服務的。不是為操作層服務的。

    ❌以前手工管理,管理層管無所依、理無所據,所以操作層很方便,但對管理層而言,就是瞎子摸象、說的簡單點,憑經驗“瞎”管。

    ✅有了ERP系統后,對于一線員工來說,上ERP短期內是增負的事情,原本一個電話、一條微信打個招呼就能解決的事情,現在需要用手機或者電腦,對所有經手的業務進行統計、填表,填的不規范或者漏填了還要被罰;但對管理者來說,這些數據、流程規范之后,想看什么數據就非常方便,還能通過數據去調整企業運營動作,很多之前找不到原因的問題可能也就迎刃而解了。


    該文章在 2024/5/7 16:54:34 編輯過
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